4.2Memverifikasi Administrasi Seminar

Setelah mahasiswa mengajukan seluruh berkas administrasi seminar (lihat 1.6), mahasiswa tersebut muncul pada halaman Adm Persiapan Seminar. Tugas Anda adalah memeriksa setiap dokumen dan memutuskan apakah dokumen itu memenuhi syarat. Verifikasi ini penting karena dokumen yang cacat akan merugikan banyak pihak di kemudian hari, misalnya ketika berkas dibutuhkan sebagai arsip ujian.

Halaman terbagi dua. Di sebelah kiri terdapat daftar Mahasiswa dengan jumlah di sampingnya, kotak pencarian Cari nama atau NIM…, dan dua tab: Perlu ditinjau dan Selesai. Di sebelah kanan terdapat area detail yang semula berisi petunjuk Pilih mahasiswa untuk meninjau dokumen. Pada layar ponsel, daftar dan detail tampil bergantian dan tombol kembali membawa Anda ke daftar. Apabila belum ada pengajuan, halaman menyatakan Belum ada pengajuan atau Tidak ada yang siap ditinjau, dan menjelaskan bahwa mahasiswa muncul setelah seluruh berkas administrasi seminar diajukan.

Klik nama mahasiswa untuk membuka detailnya. Bagian atas memuat nama, judul, dan tanggal pengajuan. Di bawahnya, setiap dokumen ditampilkan sebagai kartu bertuliskan Klik untuk baca dokumen. Aturan terpenting: Anda harus membuka setiap berkas yang menunggu keputusan sebelum dapat menyetujuinya. Tombol Setujui semua nonaktif dengan petunjuk "Buka semua berkas yang menunggu terlebih dahulu" selama masih ada berkas yang belum dibuka. Aturan ini memastikan tidak ada dokumen yang disetujui tanpa dibaca.

Untuk setiap dokumen, Anda memutuskan satu dari dua hal. Apabila dokumen memenuhi syarat, setujui. Apabila tidak, klik Tolak dan tulis alasan pada kolom Alasan penolakan…. Apabila banyak dokumen sekaligus, tombol Tolak semua dan Setujui semua mempercepat pekerjaan, dan angka di sampingnya menyebutkan berapa dokumen yang menunggu keputusan. Untuk Setujui semua, Sitasi meminta konfirmasi lewat pertanyaan Setujui semua dokumen? dan Anda menjawab Ya, setujui semua.

Apabila ada dokumen yang ditolak, spanduk kuning menyatakan berapa dokumen yang ditolak dan perlu diunggah ulang, dan tombol Kirim ke mahasiswa mengirim hasilnya. Sitasi menanyakan Kirim hasil ke mahasiswa? dan, setelah Anda menjawab Ya, kirim, mahasiswa menerima catatan setiap dokumen yang ditolak dan harus mengunggah ulang. Muncul pesan Hasil verifikasi dikirim ke mahasiswa. Mahasiswa kemudian mengajukan ulang dokumen itu, dan mahasiswa muncul kembali pada tab Perlu ditinjau.

Apabila seluruh dokumen sudah disetujui, spanduk biru menyatakan "Semua berkas sudah disetujui. Konfirmasi sekali untuk lanjut ke Kajur." Klik Konfirmasi, lalu jawab Ya, konfirmasi pada pertanyaan Konfirmasi administrasi?. Setelah itu, tahap mahasiswa berpindah, dan layar menyatakan bahwa administrasi seminar selesai dan penetapan penguji diserahkan ke korprodi. Jadwal baru dapat diatur setelah penguji ditetapkan.

Tab Selesai memuat mahasiswa yang administrasinya sudah selesai. Klik salah satu untuk membuka detail dalam mode baca. Lencana kecil di daftar, misalnya 6/4, menunjukkan jumlah dokumen dibandingkan dengan yang diwajibkan.

Prasyarat

mahasiswa sudah mengajukan seluruh dokumen administrasi seminar (1.6).

Pelaku

staf.

Berikutnya

korprodi menetapkan penguji (3.6), lalu staf mengatur jadwal (4.3).

Yang perlu dilakukan

1. Buka menu Adm Seminar Proposal. Pastikan tab Perlu ditinjau aktif.
2. Klik nama mahasiswa.
3. Buka setiap dokumen dengan mengeklik kartunya, dan baca isinya.
4. Setujui dokumen yang memenuhi syarat, atau klik Tolak dan tulis alasan.
5. Apabila ada penolakan, klik Kirim ke mahasiswa lalu Ya, kirim, dan tunggu mahasiswa mengajukan ulang.
6. Apabila seluruh dokumen disetujui, klik Konfirmasi, lalu Ya, konfirmasi.

Hasil yang diharapkan: mahasiswa berpindah ke tab Selesai dan korprodi menerima tugas menetapkan penguji.

Catatan dan kesalahan umum

• Tombol Setujui semua nonaktif: masih ada berkas yang belum Anda buka.
• Alasan penolakan yang jelas, misalnya "foto KTP buram dan sebagian terpotong", menghemat satu putaran revisi. Hindari alasan umum seperti "tidak sesuai".
• Tahap belum lanjut. Penyerahan ke Kajur gagal.: konfirmasi gagal diproses. Klik Ulangi konfirmasi.
• Sebelum mengirim hasil penolakan, baca kembali alasan setiap dokumen karena mahasiswa langsung menerimanya. Keputusan yang sudah dikirim dapat dibatalkan lewat tindakan Keputusan dibatalkan selama mahasiswa belum melangkah jauh, tetapi mahasiswa sudah terlanjur menerima notifikasinya.