2.3Membimbing Proposal
Pada tahap bimbingan proposal, semua pekerjaan Anda dimulai dari halaman Bimbingan. Pilih filter Tahap: Proposal agar daftar hanya memuat mahasiswa yang sedang menyusun proposal. Setiap kartu menampilkan nama, NIM, judul, lencana status (misalnya Revisi baru atau Siap ditinjau), nomor versi, tanggal unggah, lama menunggu, dan urutan pembimbing Anda (Pembimbing 1 atau 2). Klik Lihat Detail untuk membuka halaman detail pengajuan mahasiswa tersebut.
Halaman Detail Pengajuan memuat judul, lencana status dan jenis pengajuan, data mahasiswa (nama, NIM, program studi, telepon, dan surel), tiga tombol kerja (Buka Naskah, Unduh, dan Form Review), rangkuman unggahan, Riwayat Unggahan Naskah, serta Progress Pengajuan. Pada bagian bawah tersedia kotak Catatan pribadi yang tidak terlihat oleh mahasiswa, berguna untuk mengingat hal-hal yang ingin Anda bahas pada pertemuan berikutnya. Uraian lebih rinci tentang halaman ini ada pada 2.8.
Klik Buka Naskah (atau tombol Buka pada salah satu versi) untuk masuk ke halaman Tinjau naskah. Di bagian atas tertera apakah versi tersebut yang terbaru, dan tombol Versi sebelumnya membuka versi lama. Tulisan Cara pakai merangkum alurnya: di kiri Anda membaca dan menandai naskah, di kanan Anda mengisi keputusan.
Ada dua cara menandai naskah, dan keduanya dipilih lewat tombol di atas naskah. Mode Teks dipakai dengan menyorot kalimat lalu menuliskan catatan pada kotak yang muncul. Mode Area dipakai dengan menarik kotak di atas bagian naskah yang bukan teks, misalnya tabel atau gambar. Setiap sorotan diberi nomor, dan catatan terkait muncul pada panel Catatan di naskah. Setiap catatan memiliki status, yaitu terbuka, selesai, atau ditolak, dan mahasiswa dapat membalas pada percakapan yang sama sehingga terbentuk utas diskusi. Nama penulis dan waktu tiap catatan tersimpan sebagai jejak audit. Komentar umum yang tidak terkait bagian tertentu ditulis pada panel Komentar.
Keputusan akhir diberikan lewat Form Review, yang dapat dibuka dari tombol Form Review pada halaman detail atau dari sisi kanan halaman Tinjau naskah. Pada layar yang lebar, tombol Buka tinjau lengkap membuka ruang kerja layar penuh, dengan naskah di kiri dan keputusan di kanan. Formulir memuat Jenis revisi (opsional) dengan pilihan Major Revisi atau Minor Revisi, kolom Pesan keputusan (wajib diisi apabila Anda meminta revisi, opsional apabila menyetujui), dan Lampiran untuk mahasiswa (opsional, PDF, JPG, atau PNG, maksimal 5 MB). Di bagian bawah terdapat dua tombol keputusan.
Kirim Revisi dipakai ketika naskah belum layak. Setelah Anda klik, muncul jendela Konfirmasi kirim revisi; pilih Ya, kirim revisi untuk mengonfirmasi. Mahasiswa menerima notifikasi dan pesan Anda, kemudian mengunggah versi baru. Setelah pengiriman berhasil, tampil pesan "Permintaan revisi terkirim. Mahasiswa akan mengunggah versi baru."
ACC Seminar dipakai ketika Anda menilai proposal siap menuju seminar. Pada bimbingan tugas akhir, tombol yang sama bertuliskan ACC Sidang. Sebelum persetujuan dikirim, Anda diminta mencentang enam butir checklist konfirmasi: kelayakan judul dan fokus topik, latar belakang dan urgensi penelitian, rumusan masalah dan tujuan, metodologi atau pendekatan riset, kecukupan referensi ilmiah, serta format penulisan akademik. Checklist ini berfungsi sebagai pengingat bagi Anda dan tidak dikirim kepada mahasiswa. Jendela Konfirmasi ACC Seminar menegaskan bahwa ACC merupakan keputusan final pembimbing untuk siklus ini. Setelah ACC terkirim, tampil pesan "Keputusan ACC terkirim." Apabila ada Pembimbing 2, tahap mahasiswa baru berpindah setelah Pembimbing 2 juga memberikan ACC.
Selain bimbingan lewat unggah naskah, tersedia Sesi tatap muka (opsional) untuk mencatat kehadiran pertemuan langsung di luar alur digital. Tombol ini ada di halaman Bimbingan, tepat di bawah judul halaman, dan di pojok kanan atas halaman detail pengajuan. Klik Sesi tatap muka, lalu pilih salah satu dari dua cara. Tampilkan QR: isi Topik pertemuan, klik Tampilkan QR, lalu mahasiswa memindai QR itu dari menu bimbingannya untuk mencatat kehadiran. Catat manual: Anda sendiri yang mencatat pertemuan. Pilih mahasiswa bimbingan dengan mengetik nama atau NIM-nya (pada halaman detail pengajuan mahasiswa sudah terpilih), isi Topik pertemuan dan Catatan bimbingan, dan bila perlu lampirkan hingga lima foto catatan lewat Tambah foto catatan. Klik Simpan catatan; mahasiswa menerima notifikasi dan dapat membaca catatan beserta fotonya pada riwayat tatap muka. Bimbingan lewat unggah naskah tidak memerlukan keduanya.
- Pelaku
- Pembimbing 1 dan Pembimbing 2.
- Berikutnya
- administrasi seminar (1.6) apabila semua pembimbing sudah memberikan ACC.
Yang perlu dilakukan
- Buka menu Bimbingan, pilih Tahap: Proposal, lalu klik Lihat Detail pada mahasiswa yang dimaksud.
- Klik Buka Naskah untuk membaca versi terbaru.
- Sorot teks atau tarik area, lalu tulis catatan pada tiap bagian yang perlu diperbaiki.
- Buka Form Review, pilih Jenis revisi apabila perlu, dan isi Pesan keputusan.
- Apabila naskah belum layak, klik Kirim Revisi, lalu Ya, kirim revisi.
- Apabila naskah layak, centang seluruh butir checklist, lalu klik ACC Seminar dan konfirmasi.
- Apabila bertemu langsung, catat pertemuan lewat Sesi tatap muka.
Hasil yang diharapkan: mahasiswa menerima notifikasi dan, setelah semua pembimbing memberikan ACC, tahap berpindah.
Catatan dan kesalahan umum
- Anda sudah meminta revisi, tunggu mahasiswa mengunggah versi baru: keputusan baru tidak dapat dikirim selama revisi yang Anda minta belum dijawab dengan versi baru.
- Versi terakhir masih berupa Word, minta mahasiswa mengunggah versi PDF: versi final harus PDF.
- Keputusan ACC bersifat final untuk siklus bimbingan itu, jadi pastikan checklist benar-benar terpenuhi sebelum mengonfirmasi.
- Pesan keputusan yang spesifik dan sopan lebih berguna daripada kalimat umum. Rujuklah nomor catatan pada naskah agar mahasiswa tidak kebingungan.
- Mahasiswa melihat seluruh catatan Anda, sehingga hindari bahasa yang dapat menyinggung.